El pasado 24 de septiembre, tuvo lugar en Madrid una nueva edición de Conecta con Compras, un encuentro con Coupa como protagonista, que puso el foco en el siguiente salto de la digitalización de la función: pasar de automatizar tareas a utilizar la inteligencia artificial para ampliar la capacidad de los equipos y transformar la forma en la que Compras toma decisiones.
Con el título “¿Optimizar procesos o liberar el potencial? El salto hacia la IA autónoma en Compras”, la sesión contó con la participación de João Manuel Batista, Head for Spain and Portugal de Coupa Iberia; Livia Pessoa Theophilo, Principal Solution Advisor de Coupa Iberia; y Ana Travesedo Loring, directora de Properties, Facilities & Procurement en KPMG España.
La cuestión planteada desde el propio título recorrió toda la jornada: ¿hasta dónde puede llegar la tecnología si dejamos de utilizarla únicamente para hacer más eficientes los procesos que ya existen?
MÁS ALLÁ DE LA AUTOMATIZACIÓN
La transformación digital de Compras lleva años permitiendo reducir tareas manuales, agilizar aprobaciones, mejorar la trazabilidad y disponer de una mayor visibilidad del gasto. La inteligencia artificial abre ahora una etapa diferente.
El avance hacia sistemas capaces de interpretar información, detectar patrones, anticipar necesidades e incluso ejecutar determinadas acciones permite evolucionar desde una automatización basada fundamentalmente en reglas hacia modelos con un mayor grado de autonomía.
Durante la sesión se mostraron ejemplos concretos de esta evolución. Desde agentes capaces de revisar de forma periódica la base contractual e identificar contratos próximos a vencer hasta procesos de sourcing en los que la inteligencia artificial puede interpretar una necesidad de compra, localizar posibles proveedores, lanzar una licitación, comparar propuestas y elaborar una recomendación para que el profesional realice la validación final.
También se abordó su aplicación a la gestión contractual, con sistemas capaces de analizar cláusulas, detectar desviaciones respecto a los criterios establecidos o identificar obligaciones, responsables y fechas de vencimiento.
La tecnología empieza así a asumir no solo tareas repetitivas, sino también parte del trabajo de análisis previo que tradicionalmente ha requerido una elevada dedicación de los equipos.
EL OBJETIVO: LIBERAR CAPACIDAD
Este cambio introduce una reflexión importante para la función de Compras. El valor de la IA no debería medirse únicamente por cuántas tareas consigue automatizar, sino por lo que permite hacer a los profesionales con la capacidad que libera.
Reducir la carga operativa abre espacio para dedicar más tiempo al análisis, la negociación, la gestión de proveedores, la identificación de riesgos y oportunidades o la interlocución con el negocio.
El papel del profesional también cambia. La tecnología puede analizar grandes volúmenes de información y proponer alternativas, pero siguen siendo necesarias capacidades como el pensamiento crítico, la comprensión del contexto, la comunicación o el criterio para decidir qué opción responde mejor a las prioridades de la organización.
SIN BUENOS DATOS NO HAY BUENA INTELIGENCIA ARTIFICIAL
La sesión puso también sobre la mesa uno de los grandes obstáculos para avanzar en esta transformación: la información.
Muchas compañías continúan trabajando con datos dispersos entre departamentos, diferentes sistemas y bases de información que dificultan disponer de una visión completa del gasto. A ello se suma el maverick spend, generado cuando determinadas compras quedan fuera de los procedimientos establecidos.
La inteligencia artificial amplía enormemente la capacidad de analizar esa información, pero también hace más evidente una realidad: para obtener buenas respuestas es necesario partir de datos fiables, estructurados y accesibles.
La transformación tecnológica exige, por tanto, trabajar previamente —o en paralelo— en la gobernanza del dato, la integración de sistemas y la visibilidad de los procesos de Compras.
KPMG: TRANSFORMACIÓN, TALENTO Y GESTIÓN DEL CAMBIO
La experiencia de KPMG España, compartida por Ana Travesedo Loring, permitió trasladar este debate al terreno práctico.
La función de Compras de la firma está evolucionando desde un modelo más transaccional y descentralizado hacia una posición de mayor peso estratégico con mayor visibilidad, trazabilidad y capacidad de anticipación, estrechamente coordinada con otras áreas como Finanzas, Asesoría Jurídica, IT, Ética & Independencia… para estar más alineados con negocio, garantizando el cumplimiento normativo y eficiencia operativa.
Pero la transformación no se limita a implantar tecnología. También implica desarrollar nuevas capacidades dentro de los propios equipos.
KPMG ha apostado por formar internamente a profesionales de Compras para ganar autonomía en la configuración y utilización de sus herramientas y ha creado un Digital Hub para acompañar la transformación del talento.
En este nuevo escenario, el perfil del profesional de Compras evoluciona hacia competencias relacionadas con el análisis crítico de los datos, la capacidad de comunicación y la aportación estratégica al negocio, mientras una parte creciente de la carga operativa puede delegarse en la tecnología.
EMPEZAR POR CASOS CONCRETOS
Uno de los aprendizajes más relevantes de la jornada tuvo que ver precisamente con cómo abordar esta transformación.
Frente a la tentación de acometer grandes cambios tecnológicos de manera simultánea, la experiencia compartida durante el encuentro apuntó hacia una estrategia más progresiva: identificar casos de uso concretos, acotados y capaces de demostrar rápidamente su valor.
Los llamados quick wins permiten obtener resultados visibles, generar confianza dentro de la organización y construir una base desde la que abordar proyectos de mayor alcance.
Porque el reto de la IA en Compras no es únicamente tecnológico. Requiere datos, procesos, talento y, especialmente, gestión del cambio.
UNA NUEVA ETAPA PARA COMPRAS
La evolución hacia una IA cada vez más autónoma abre una oportunidad para replantear el propio papel de la función.
Ya no se trata únicamente de conseguir que un proceso de compra sea más rápido o eficiente. Se trata de preguntarse qué tareas debe seguir realizando una persona, cuáles puede asumir la tecnología y dónde puede aportar más valor el profesional de Compras.
El salto que plantea la inteligencia artificial es, en ese sentido, mucho más profundo que una mejora de productividad: permite liberar tiempo y capacidad para que Compras pueda concentrarse allí donde realmente marca la diferencia.
