DIGITALIZAR COMPRAS: POR QUÉ LEAN MARCA LA DIFERENCIA

Anne-Marie Goudeau, directora de Pro-Source Procurement Process Expertise y docente de AERCE Business School, expone en este artículo cómo, para que la transformación digital aporte un verdadero valor, es clave repensar procesos, implicar a los usuarios y construir una cultura de mejora continua. Un contexto en el que la metodología LEAN se convierte en el aliado perfecto para que la digitalización sea eficiente, escalable… y realmente transformadora.

La transformación digital en Compras es un viaje de alto impacto. La promesa es clara: procesos más ágiles, datos más fiables y decisiones más inteligentes. Gracias a las herramientas digitales, los equipos de Compras pueden lanzar licitaciones de forma instantánea a múltiples proveedores, recibir ofertas estructuradas y comparar escenarios en cuestión de minutos. Los algoritmos basados en inteligencia artificial facilitan la segmentación por categorías, el análisis del gasto por proveedor o región y la detección de compras fuera de contrato o fugas de valor. El análisis de costes internos, combinado con las propuestas recibidas, permite identificar cuándo la externalización realmente aporta valor.

Sin embargo, alcanzar estos beneficios está lejos de ser un proceso automático.

La complejidad oculta tras la digitalización

Digitalizar Compras no es solo elegir una herramienta: implica replantear a fondo el funcionamiento de Compras a partir de ese proceso. Y ahí es donde surge la complejidad.

El primer gran reto es la elección de la herramienta. En un mercado saturado de soluciones de e-Procurement, Source-to-Contract (S2C), Procure-to-Pay (P2P) y plataformas de gestión de proveedores, cada opción ofrece funcionalidades, precios y requerimientos de integración distintos. Escoger la solución adecuada no es solo una decisión técnica, sino una apuesta estratégica.

Después viene la adopción. Tanto los equipos de Compras como los usuarios internos y proveedores deben adaptarse a nuevas formas de trabajar. Pasar de hojas de cálculo y correos electrónicos a plataformas estructuradas puede resultar abrumador y la resistencia al cambio es frecuente: miedo a perder control, aumento de la carga administrativa, dificultades con interfaces desconocidas…

Además, la incorporación de proveedores suele convertirse en un cuello de botella, especialmente en organizaciones descentralizadas o con una base de proveedores global y fragmentada.

Aquí es donde LEAN marca la diferencia

La metodología LEAN, centrada en eliminar desperdicios, aumentar la eficiencia y fomentar la mejora continua, permite transformar esa complejidad en un proceso estructurado y manejable. LEAN no solo mejora el qué se hace, sino que afina y mejora el cómo se hace.

En lugar de automatizar procesos ineficientes, LEAN garantiza que lo que se digitaliza sea realmente útil, eficiente y centrado en el usuario.

1. Corregir antes de digitalizar

El enfoque LEAN parte del mapeo del estado actual (As-Is), lo que permite identificar pasos redundantes, cuellos de botella y actividades sin valor añadido. Por ejemplo: una empresa detectó que sus aprobaciones de pedidos tardaban más de 10 días debido a que estaban sujetos a tres niveles de revisión manual. Tras aplicar LEAN, el proceso se redujo a una única validación digital, acortando los tiempos de ciclo en más del 50%, incluso antes de implementar ninguna herramienta tecnológica.

En lugar de trasladar ineficiencias a una interfaz moderna, LEAN se asegura de que el diseño futuro (To-Be) esté optimizado para la automatización, lo que mejora significativamente la adopción y el retorno de inversión.

2. Involucrar a los usuarios desde el inicio

Hemos de tener en cuenta que las soluciones digitales funcionan mejor cuando se diseñan con los usuarios, no solo para ellos. LEAN promueve talleres transversales donde participan Compras, Finanzas, IT y proveedores para codiseñar los nuevos procesos.

Muchas soluciones en la nube permiten una implementación iterativa. Crear prototipos, lanzar pilotos y recoger feedback continuo asegura que el sistema final responda a necesidades reales, minimizando resistencias y maximizando su relevancia.

3. Construir la mejora continua en el ADN del proyecto

La digitalización no es un hito, es un proceso. LEAN consolida esta visión integrando indicadores de rendimiento desde el inicio. Métricas como el lead time, la tasa de adopción, el cumplimiento con proveedores preferentes o el porcentaje de pedidos sin intervención manual se convierten en palancas activas de mejora.

Por ejemplo, el feedback de los proveedores sobre un portal de facturación o de homologación puede detectar errores en los datos maestros. Identificarlos a tiempo evita retrasos en los pagos y protege la relación con el proveedor.

¿El error más común? Digitalizar procesos obsoletos

Con demasiada frecuencia, las organizaciones implementan herramientas digitales sobre procesos ineficientes o mal diseñados. El resultado: sistemas costosos que replican los mismos problemas… pero con un mejor diseño gráfico.

¿La verdadera oportunidad? Transformar Compras

La transformación digital impulsada por LEAN libera el potencial real del área de Compras:

• Reducción de tiempos de ciclo y trabajo manual
• Mejora en la calidad de los datos y visibilidad del gasto
• Mayor cumplimiento y gobernanza
• Aumento de la satisfacción de usuarios y proveedores
• Posicionamiento estratégico de Compras dentro de la organización

En un entorno donde a Compras se le exige resiliencia, eficiencia e innovación, LEAN no es solo una metodología. Es el acelerador que convierte la ambición digital en resultados medibles y sostenibles.