Cuando se afronta el proyecto de realizar un evento, los equipos intervinientes y necesarios en el desarrollo de este son numerosos, por lo que surge la necesidad de poner orden. La definición de las etapas de desarrollo y una adecuada selección de los departamentos implicados a lo largo del proceso será la estrategia perfecta para no perderse en las múltiples tareas a realizar.
Una pregunta que no es fácil de responder dentro de la compañía es: ¿quién puede aportar su valiosa experiencia a la definición, desarrollo y control del evento?
Con respecto a los proveedores externos, ¿cuántas agencias debemos convocar?, ¿cuáles son las adecuadas?, ¿cómo convocarlas?, ¿qué debe contener nuestro briefing para que entiendan correctamente todos y cada uno de los requerimientos necesarios para que el evento cumpla sus objetivos? y ¿qué variables son las que hay que tomar en cuenta a la hora de medir su idoneidad y cómo se debe puntuar cada una de estas? Las variables y sus categorías a medir son múltiples: el precio, la calidad, el número, la creatividad, la innovación, la propiedad intelectual, las formas de pago, los tiempos de desarrollo e implementación, el equipo…
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