Por Victoria Muñoz, directora Soluciones Compras y Cadena de Suministro para el Sur de Europa, SAP
Que el mundo no es el mismo tras la pandemia es un hecho que no admite discusión. Tanto en el ámbito personal como en el profesional, los últimos años han supuesto una renovación y adaptación del panorama empresarial para responder a la creciente presión y volatilidad de nuestro entorno.
En este contexto, la cadena de suministro y la función de compras han evolucionado dejando de ser vistas como una actividad puramente administrativa que se limita a negociar precios y contratos con los proveedores para pasar a dar fe de su función estratégica, que aporta valor a la empresa en múltiples dimensiones. ¿Por qué? Porque además de optimizar los costes y mejorar la calidad, es capaz de reducir riesgos, fomentar la innovación, reforzar la reputación corporativa y contribuir a los objetivos sociales y ambientales de las organizaciones. Veamos a continuación cómo llevar a cabo esta transición.
Fomentar la colaboración
Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de la función de compras a la hora de asegurar la continuidad, la competitividad y la sostenibilidad de sus negocios. De hecho, los responsables de compras corporativas están mejor posicionados que nunca para ser considerados un socio estratégico dentro del organigrama empresarial y su importancia sigue creciendo: en 2023 un 28% de ellos han reportado directamente al CEO frente al 22% del año anterior.
Una de las máximas para ello es priorizar la colaboración, de manera que los distintos departamentos empresariales puedan ser conscientes de la importancia de las compras corporativas. Pensemos, por ejemplo, en las posibilidades que se abren a la hora de abordar las oportunidades de innovación en la colaboración con proveedores si desde el primer momento se implican los distintos departamentos interesados y se coordinan los esfuerzos de planificación y toma de decisiones, en lugar de limitarse a una mera función de búsqueda de reducción de precios.
Gestión eficaz del talento interno y externo
Otra de las tendencias en el mundo corporativo a la que tampoco es inmune la función de compras es la búsqueda y gestión eficaz del talento. De hecho, para que los planes de personal resulten eficaces han de tener en cuenta las necesidades de talento y los recursos disponibles, tanto internos como externos, es decir, incluyendo también a aquellos trabajadores temporales y de servicios, que cada vez aportan mayor valor a las empresas que quieren maximizar su resiliencia.
Por todo ello, resulta cada vez más clave contar con una estrategia global de gestión del personal que implique una estrecha colaboración entre RRHH y Compras, y que se apoye en una tecnología que facilite el control, el seguimiento, la formación y la gestión de todo el talento disponible. Solo así será posible disponer de una plantilla dinámica y flexible que se adapte a los cambios y que contribuya al éxito de la empresa.
Compras, analítica e inteligencia artificial
La función de compras también está viviendo la revolución que se deriva de incorporar la artificial inteligencia (IA) y la analítica, que proporcionan enormes beneficios para las empresas que quieren optimizar sus procesos, reducir sus costes y aumentar su valor. Sin embargo, no todas las empresas están aprovechando estas oportunidades, y se arriesgan a quedarse atrás.
Aquellas organizaciones que no han incorporado aún la IA y la analítica a su estrategia de compras pueden estar perdiendo las ventajas de la automatización y la digitalización, que han sustituido las antiguas herramientas manuales por procesos más eficientes y rápidos. Además, la inteligencia artificial proporciona importantes opciones de transformación al combinar tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático, la automatización robótica de procesos (RPA), el análisis predictivo y los asistentes cognitivos, que colaboran a obtener información rápida y a automatizar procesos, aumentando la velocidad y la agilidad.
Asimismo, la analítica de la IA proporciona una visión amplia que permite analizar los datos de compras y gastos, mejorar la toma de decisiones y automatizar los procesos, reduciendo costes y errores y acortando la duración de los ciclos. Esto supone poder dejar de lado tareas rutinarias para centrarse en tareas más estratégicas.
Digitalizar la gestión por categorías
Los mercados mundiales se han vuelto más complejos y volátiles, y se requiere una mayor adaptación y anticipación a los cambios. En este sentido, la digitalización de la gestión por categorías es una de las mejores prácticas de la función de aprovisionamiento y compras, que permite optimizar los procesos, reducir los costes y aportar valor. Además, un 27% de los equipos directivos ven como una prioridad invertir en la transformación digital de la gestión por categorías.
Pese a ello, muchos equipos siguen utilizando métodos manuales y obsoletos, que limitan su eficacia y su capacidad de adaptación.
La digitalización de la gestión por categorías implica empezar a utilizar herramientas inteligentes y automatizadas que faciliten la formulación, el análisis y la ejecución de las estrategias por categorías, mediante soluciones integrales que permitan una visión completa y un control eficiente de los procesos de compras y gastos.
Así, se mejora la eficiencia y la agilidad, al reducir la carga de trabajo manual y acelerar los ciclos de decisión y ejecución. Por otro lado, se mejora la calidad y la profundidad de los análisis, al disponer de datos más fiables y actualizados, y de herramientas de IA y analítica que permiten obtener información rápida y relevante.
Integrar el riesgo y gestionar proveedores desde el inicio
Otro aspecto que no conviene olvidar al hablar de compras es la gestión de riesgos, un factor clave para el valor y la competitividad de las empresas. De hecho, el 30 % de los ejecutivos afirma que la visibilidad de la cadena de suministro será el principal riesgo organizativo para los próximos 12-18 meses.
Esta gestión de riesgos implica integrar la información sobre los mismos en todo el proceso, desde el origen al pago, y utilizar soluciones digitales basadas en IA para evaluar, clasificar y supervisar los riesgos de cada proveedor. Con ello, se contribuye además a los objetivos de sostenibilidad y ESG, que requieren una mayor colaboración con los proveedores.
Un último punto clave de la función de compras es la gestión de las relaciones con los proveedores. Por un lado, se trata de identificar a aquellos que son críticos para la continuidad de la empresa, y tratarlos como aliados, no como adversarios, buscando su compromiso. Por otro lado, es clave diversificar la base de proveedores, y evitar la dependencia excesiva de fuentes específicas, que pueden fallar o encarecerse.
La tecnología, aliada clave del departamento de compras
¿Cómo hacer todo lo mencionado más arriba de forma sencilla? Una vez más la tecnología es la respuesta, ya que ayuda a mejorar la comunicación, la transparencia y la colaboración con los proveedores, así como a monitorizar su rendimiento y su riesgo. La inteligencia artificial y la analítica pueden proporcionar información valiosa sobre los proveedores, e identificar oportunidades de mejora y de creación de valor. La sostenibilidad y la diversidad pueden ayudar a alinear los objetivos corporativos con los de los proveedores, y a generar confianza y reputación, mientras que la innovación y la creatividad colaboran a desarrollar soluciones conjuntas con los proveedores, diferenciadoras frente a la competencia.
En definitiva, las compras estratégicas son un factor clave para el éxito de cualquier empresa, especialmente en tiempos de crisis e incertidumbre, ya que además de aportar los beneficios de una contratación eficaz, que controla los costes y gestiona los riesgos, también aporta valor estratégico a la organización.
