Por Jordi Solsona. Docente del Claustro de AERCE Business School.
La información de toda clase es un bien indispensable para tomar buenas decisiones, por lo que resulta es un recurso estratégico más en las organizaciones. Gracias a ella es posible analizar las necesidades y considerar las soluciones, así como el alcance y las posibles consecuencias de las decisiones que se toman a nivel empresarial.
Para ello, en todas las organizaciones se opta por la opción de instalar un sistema de la información específico modular para la gestión, trato y planteamiento de distintos escenarios. Un sistema, los ERP, que ofrecen soluciones a las diferentes áreas de la organización, incluyendo, por supuesto, las Compras.
Dependiendo de la madurez de estas, las empresas pueden necesitar sistemas específicos que den solución no solo a la parte operativa de sus procesos (aspecto perfectamente cubierto por los ERP), sino también a sus procesos estratégicos (category, homologación de proveedores, negociación…), para lo que los portales de proveedores o de Compras son la solución idónea. La ventaja que ofrecen estos portales es que, además de haber sido diseñados ad hoc para la función de Compras, posibilitan establecer una comunicación bidireccional entre diferentes actores u organizaciones. Esto permite la validación y confirmación de los diferentes datos tratados eliminando errores o indeseados retrocesos en los procesos posteriores y, en consecuencia, consiguiendo la tan ansiada eficacia en los procesos que cualquier empresa busca. Por todo ello, los principales actores en el mercado de los ERP incorporan en sus portafolios esta solución para Compras.
Es importante remarcar la necesidad de conocer las diferentes variables de elección para configurar la solución idónea que necesita cada organización, en relación a las funcionalidades u otros parámetros específicos. Las dos más importantes: el delivery mode (SaaS vs PaaS) y el portal en sí o por módulos (Suite vs Módulo).
En cuanto a la decisión de implantar un portal de proveedores y a la posterior elección del mismo, señalar que depende mucho del grado de madurez del departamento de compras. resultando de vital importancia clasificar esta madurez en Compras en 4 estadios:
- Eficiencia. Optimización de procesos operativos
- Competitividad. Optimización del portofolio
- Estrategia de Mercado. Category Management
- Innovación. Supplier Development
La elección de la tecnología siempre ha de ir acorde al grado de madurez de las empresas tanto en lo que se refiere a los procesos operativos (presupuestación, necesidad, negociación, aprovisionamiento y facturación), como a los estratégicos (category management, business intelligence, homologación de proveedores y análisis de mercado).
Antes de la elección de los módulos, es importante conocer los objetivos, funcionalidades, ventajas y procesos que soporta electrónicamente cada uno de ellos, así como tener en cuenta las variables estándar que conlleva la implantación tecnológica de un software empresarial. Para ello, deberá plantearse toda la documentación necesaria, tanto a nivel funcional como técnico.
Una vez culminada esta etapa y si finalmente se ha decidido que es necesario implantar un portal de proveedores (adicional al ERP y no sustitutivo del mismo), es necesario decidir con qué módulos debe contar: gestión y homologación de proveedores/e-Suppliers ; Spend Analysis ; solicitud y autorización de indirectos; negociación/e-sourcing; gestión de Contratos/e-contracts ; provisionamiento/e-fulfillment; catálogos electrónicos y facturación electrónica/e-Invoicing.
Además, los portales también soportarán procesos no operativos que resulten estratégicos para intentar responder al qué, cuándo, cuánto y a quién debemos realizar nuestras compras. Y esto es el futuro de los portales.
¿Cómo dar respuesta a estas cuestiones? A través de los siguientes módulos:
- Market Place. Mercados virtuales. Los más conocidos son B2B, B2C, C2C y las tendencias sitúan a los B2C en plataformas empresas, los B2C de servicios, Sellsumers y los C2C en aplicaciones.
- e-Category Management. La aplicación de la metodología a la suite.
- Business Intelligence. Tratamiento de datos internos y externos.
- Market Insight. La inteligencia del mercado aplicada a la creación de escenarios y toma de decisiones en las Compras.
Como aproximación, vemos que existen múltiples soluciones en el mercado con diversas funcionalidades avanzadas. Pero lo más importante es utilizarlas.
