EL PROCESO DE ONBOARDING: CLAVE PARA EL ÉXITO DE LAS EMPRESAS
DGH Grupo fue finalista en la categoría de mejor proyecto de desarrollo de personas en Compras en la pasada edición de los premios AERCE, con un proyecto de onboarding. Eduardo Navares, director de Compras, Elsa Merino, gestión de talento, y Alba Vian, responsable de Comunicación de la compañía, escriben para Compras Hoy acerca de dicho proyecto.
¿Te has preguntado alguna vez qué piensa un trabajador el primer día que se incorpora a la empresa? ¿Qué cosas valora recibir? ¿Qué espera de su nueva organización? Y lo que es más importante, ¿qué hace la organización para ayudarle a integrarse?
Es normal que la incorporación de una persona a una nueva compañía conlleve ciertas incertidumbres: cultura organizacional, relaciones interpersonales, equilibrio trabajo-vida, éxito en su nuevo rol, adaptación al cambio, etc.
Ser conscientes de lo que supone y apostar por un programa intensivo de formación inicial, mentoring personalizado y una integración gradual en las responsabilidades del puesto, es clave para el correcto desarrollo de las personas. De esta manera se facilita la adaptación del nuevo empleado, aumenta su productividad desde el principio y mejora su compromiso y satisfacción con la empresa.
Este es el objetivo principal del proceso de onboarding: lograr una correcta integración de las nuevas incorporaciones al medio ambiente de trabajo, para poder transmitirles los valores, reglas, políticas y normas de la compañía.
¿Cómo llevarlo a la práctica?
El proceso conlleva un periodo de formación específico para cada nuevo trabajador que dependerá de sus capacidades y conocimiento previo.
En DGH Grupo este proceso se inicia el primer día de trabajo de la nueva incorporación. Desde el primer momento que el trabajador entra en la empresa, es esencial que reciba una Agenda de Bienvenida que le permita conocer todos los departamentos de la empresa y a sus nuevos compañeros.
Saber qué hace la empresa en cada uno de sus ámbitos, identificar a las personas responsables de las distintas gestiones y comenzar a interactuar con ellas, son claves para que el nuevo trabajador sepa a quién acudir en caso de cualquier necesidad.
El conocimiento general de la empresa los primeros días le permitirá introducirse correctamente en las tareas específicas de su puesto.
Una vez finalizada esta formación general se planifica con fecha de inicio y fin los hitos que se consideran imprescindibles para que, una vez concluido el periodo de formación, el trabajador pueda desempeñar su actividad diaria con total autonomía desde cualquier ubicación.
Una formación que, en función de los objetivos y necesidades del departamento, contará con diferentes enfoques:
o Orientación: Este enfoque se centra en proporcionar información básica sobre la organización, sus políticas, cultura, y procedimientos a los nuevos empleados. El objetivo principal es que los empleados se familiaricen con su entorno de trabajo.
– Socialización: Se concentra en la integración de los nuevos empleados en la cultura de la empresa. Se les anima a interactuar con compañeros de trabajo y a comprender los valores y normas de la organización.
– Formación técnica: Se utiliza cuando los nuevos empleados necesitan adquirir habilidades técnicas específicas para realizar su trabajo. Se centra en proporcionar capacitación práctica y conocimientos específicos relacionados con el puesto.
– Desarrollo de habilidades interpersonales: Si el trabajo implica muchas interacciones con clientes o compañeros de trabajo, este enfoque se enfoca en el desarrollo de habilidades de comunicación, trabajo en equipo y resolución de conflictos.
– Autoaprendizaje: Se fomenta que los empleados sean responsables de su propio proceso de aprendizaje. Se les proporciona acceso a recursos y materiales de aprendizaje, y se les anima a buscar la información por sí mismos.
Si nos centramos en el proceso de onboarding de Compras, este enfoque asegura que los nuevos técnicos que se incorporan al Departamento comprenden a fondo las políticas, procedimientos y herramientas necesarias para un aprovisionamiento eficiente, lo que reduce errores y optimiza tiempo y costes. Este proceso no solo mejora la integración y colaboración interna, sino que también fortalece la gestión de proveedores y alinea las prácticas con los objetivos estratégicos de la empresa. Además, beneficia notablemente el servicio que compras presta al cliente interno, garantizando que las necesidades y expectativas de los diferentes departamentos sean atendidas de manera oportuna y efectiva.
El proceso de onboarding deberá tener una duración de entre 60 y 90 días en función de la categoría de cada perfil y finalizar con un cuestionario dónde el trabajador pueda reflejar y expresar sus opiniones y sugerencias sobre todo el proceso: bienvenida, atención y tutela, información y formación técnica recibida, etc.
De esta manera se podrá contar con un registro en el que se refleje el grado de satisfacción, así como otras cuestiones relacionadas con el proceso de inducción y con una visión global del colaborador que servirá para tener un feedback continuo del proceso con el fin de identificar áreas de mejora y continuar brindando una experiencia integradora y enriquecedora desde el primer día.
¿Cuáles son los resultados?
Los resultados medibles desde la incorporación de este proceso suponen entre otros que el tiempo de integración cada vez sea menor. En los mismos perfiles se identifica que los nuevos empleados que han recibido esta formación inicial, son completamente productivos en un tiempo menor en comparación con el promedio anterior.
Se incrementa la cantidad de trabajo que un nuevo empleado puede completar en sus primeros días o semanas, en comparación con las expectativas, lo que mejora a su vez el rendimiento del departamento, liberando a los compañeros de las tareas que ejecutaban antes de su incorporación.
Además, aumenta la motivación del trabajador, lo que se traduce en una tasa de retención de nuevos empleados mucho mayor a la que se tenía antes de la aplicación del onboarding, por lo que el promedio de antigüedad crece, y por consiguiente el compromiso con la empresa.
Por otro lado, la retroalimentación del empleado, las opiniones y percepciones sobre la efectividad del proceso de inducción son muy positivas.
Por lo tanto, la inversión de recursos y tiempo dedicado al onboarding se traduce en numerosos beneficios que reportan directamente en la empresa. Los recursos financieros invertidos en la capacitación de nuevos empleados son muy bajos en comparación con los resultados obtenidos.