EFICIENCIA Y DIGITALIZACIÓN: EL PAPEL CLAVE DE COMPRAS EN LA TRANSFORMACIÓN DE MOEVE

Entrevistamos a Alberto Alfonso Kurano, de Global Sourcing Solutions en Moeve, compañía que ganó el premio a mejor proyecto de digitalización en Compras en la última edición de los Premios AERCE, que en 2024 celebró su XIII edición.

• Moeve ha integrado la digitalización como pilar clave de su estrategia 2030 ‘Positive Motion’.¿Cómo ha evolucionado la función de Compras desde su lanzamiento en marzo de 2022 y cuál ha sido su papel en la transformación digital de la compañía?

La función de Compras (a la que en Moeve llamamos: Global Sourcing Solutions) se fue preparando desde un principio a través de una estrategia de digitalización con un enfoque readiness & growth, centrada en incrementar la resiliencia de los procesos y sistemas ante las nuevas necesidades demandadas por la compañía, así como ante los emergentes cambios coyunturales externos (disrupciones de suministro, dinámicas inflacionistas). Dicha estrategia se ha apalancado también por otro lado en las nuevas tecnologías y herramientas disponibles. De esta forma, se ha estado invirtiendo principalmente en la automatización de tareas y procesos, en la optimización de la gestión y explotación del dato (data lakes, data analytics, data quality, data owners, etc.), en la capacitación digital del personal del departamento ante esas nuevas tecnologías, y en los últimos tiempos, en la incorporación de la inteligencia artificial (IA). Esta proactividad ha permitido a Compras posicionarse como un partner relevante en la estrategia digital de la compañía y partícipe en el diseño, desarrollo y despliegue de muchas de las soluciones corporativas, así como contribuir al aseguramiento y sostenibilidad requeridos por dicha estrategia.

• Uno de los proyectos más innovadores que habéis implementado es la herramienta Horus. ¿Qué impacto ha tenido en términos de eficiencia y optimización de costes?

La herramienta Horus ha permitido mejorar notablemente las métricas clave relacionadas con los costes derivados de la planificación de las paradas programadas, como son el porcentaje de posiciones de materiales no retirados y de posiciones de devoluciones, los cuales se han podido reducir en casi un 5% y un 3% respectivamente en algunas de las grandes paradas programadas que se han podido medir hasta el momento. Aparte de esto, no hay que olvidar que uno de los objetivos prioritarios de la herramienta Horus era poder disponer de una herramienta centralizada, fiable, actualizada y simple para toda la información de planificación manejada en todas las paradas programadas de los diferentes Energy Parks de Moeve, ya que previamente solo se disponía de información por separado, lo que dificultaba sustancialmente su análisis. Es decir, con Horus se ha obtenido la base inicial con la que poder avanzar en la optimización y eficacia de la programación de las paradas, y ese en sí ya es un valor muy apreciado por las direcciones técnicas usuarias.

• La IA Generativa se está posicionando como una tecnología clave en diversas organizaciones como la vuestra. ¿Qué uso habéis identificado dentro del ámbito de Compras y qué beneficios os está reportando?

La estrategia de implementación de la IA generativa en Compras se ha direccionado desde dos aproximaciones paralelas, yendo de menos a más. Por un lado, sacar provecho a corto plazo de las IA embebidas en los softwares que usamos ya, como por ejemplo Copilot de Microsoft y, por otro lado, establecer un roadmap de proyectos específicos basados en IA y enfocados a tareas o procesos (parcial o totalmente). Con respecto a Copilot, se hizo un ejercicio de identificación de aplicaciones prácticas en tareas rutinarias de Compras: asistencia en la elaboración de especificaciones técnicas, de resúmenes, de redacción de emails para proveedores, de cláusulas, de traducciones, etc.; aun no siendo procesos, son tareas en las que la IA permite ahorrar bastante tiempo (promedio mensual de 3.000 minutos acumulados en todo el departamento). Otro beneficio que aporta la implantación de Copilot es ayudar al equipo a familiarizarse con la IA, aprender a interactuar con ella, y comprender para qué y cómo les puede servir de ayuda. Esto es camino avanzado para la adopción de futuras aplicaciones con IA. Con respecto a los proyectos ad hoc basados en IA, estamos trabajando tanto en asistentes para resolución de dudas, como en generadores y analizadores de acuerdos de confidencialidad (NDA) y contratos, y en sistemas de alerta y pronóstico de fluctuaciones de precios de materias primas y su impacto en contratos, entre otros, con una clara orientación al aumento de la eficiencia.

• El éxito de un proyecto de digitalización no solo depende de la tecnología, sino también de las personas que lo impulsan. ¿Cómo ha sido la colaboración entre el equipo de Compras y el área Digital? ¿Algún aprendizaje de este trabajo conjunto que quieras destacar?

La colaboración ha sido francamente fluida y ágil. Compras ya lleva tiempo trabajando con los departamentos de Digital e IT en numerosos proyectos, por lo que la adaptación y el conocimiento entre unos y otros está consolidado, lo que favorece el trabajo en equipo e interdepartamental. Además, contamos con la figura de los Business Partners, que facilitan el acercamiento y entendimiento entre el ámbito más digital a nivel técnico, y el conocimiento del negocio, en este caso Compras. A nivel de los proyectos, a pesar de poder tener perspectivas diferentes en algunos aspectos y de tener que sortear algún que otro contratiempo en ciertas fases, finalmente se ha podido encauzar, encontrando soluciones o alternativas que permiten alcanzar los objetivos tanto del desarrollo en sí como los de cada área. Aparte de esto, resaltar que Digital e IT han esponsorizado estas iniciativas y dan soporte a la gestión del cambio y el mantenimiento posterior, lo que enriquece significativamente la colaboración.

• ¿Cuál ha sido la aceptación por parte del equipo?

La aceptación de los equipos ha sido buena. En el caso de la herramienta Horus, es a día de hoy una herramienta de referencia para las direcciones técnicas usuarias (mantenimiento, paradas, grandes reparaciones, etc.) a la hora de analizar el desempeño y eficiencia de la programación de cada parada, y así poder optimizar la planificación de las futuras paradas programadas. Los factores principales para lograrlo han sido la orientación de experiencia al usuario (UX) como uno de los pilares de su diseño y desarrollo, y el riguroso plan de data quality que se aplica en todas las iniciativas digitales, que permite generar la confianza en los usuarios desde el primer momento, algo fundamental para el éxito de este tipo de programas. Con respecto a la implantación de la IA (inicialmente Copilot), el factor relevante fue la gestión del cambio, al tratarse de una iniciativa basada en una tecnología novedosa para el usuario; prácticamente un cambio de mindset. Aparte de formaciones digitales, se prepararon video-píldoras con casos de uso práctico en tareas de Compras, una web interna específica, una comunidad Viva Engage para poner en común novedades, píldoras formativas y casos de éxito, encuestas de feedback, etc. Esta estrategia de Change Management permitió conseguir un ritmo de adopción notable: innovators y early adopters en los primeros dos meses tras el despliegue, y tras cuatro meses ya abarcábamos casi la mitad de los early majority (en total, un 25% del departamento usando diariamente la IA de Copilot).

• De cara al futuro, ¿cuáles son los próximos pasos en la estrategia de digitalización de Compras en Moeve? ¿Alguna tecnología emergente que estéis explorando?

En los siguientes pasos, nuestra intención es continuar potenciando el desarrollo y la implantación de diferentes soluciones basadas en la IA, así como expandir su alcance también a soluciones ya existentes (como Horus, por ejemplo). A este respecto, estamos colaborando en la construcción de plataformas IA corporativas multimodales, lo que facilitaría esa aproximación. Además, la estrategia está abierta a ir incorporando las posibilidades que ofrece la IA a medida que está evolucionando en sí misma: agentificación, gestión autónoma, predictives 2.0, etc. Por otro lado, nuestra estrategia sigue contemplando la mejora de nuestros sistemas existentes, como los relativos a contract lifecycle management, category management, risk management o lean inventory, siempre en consonancia con las directrices de resiliencia y sostenibilidad.