Autor: Francisco Lobo, Director en Minsait Business Consulting (Indra Group)
Estamos viviendo el “boom de la IA Generativa”, nadie lo pone en duda. Como ejemplo tenemos a Microsoft, que con su acuerdo con OpenIA y su producto estrella, ChatGPT, no deja de crecer. Este último año 2023 sus acciones han subido un 57%, sus ventas se incrementan un 17% y sus ganancias un 33%. Hasta en el pádel, un deporte también de moda, nos encontramos a la IA, con reservas de pista que utilizan sus algoritmos inteligentes o cámaras instaladas en los clubs para monitorizar a los jugadores y proponer mejoras en su juego, o ayudarles a mitigar el riesgo de lesiones.
La IA está en todas partes, y sin embargo todavía parece lejana para la función de Compras. Muchos compradores me preguntan:
- ¿Qué aplicaciones prácticas reales ofrece la IA para Compras?
Existe todavía cierto escepticismo o desconocimiento sobre los beneficios reales que ofrece la IA a la función de compras, así que aprovecharé estas líneas para intentar eliminar ambos.
Empezaré diferenciando brevemente a la IA de los RPAs (Robotic Process Automation). Los RPAs automatizan tareas o actividades de un proceso, siguen las instrucciones que les hemos dado previamente, y no necesitan ni poseen las capacidades cognitivas que tenemos los seres humanos. Por tanto, no los podemos considerar robots inteligentes. Llevamos muchos años utilizándolos en las empresas (también en Compras) y nos permiten reducir el número de tareas manuales que realizamos sobre los sistemas o aplicaciones empresariales. Los robots del tipo IA, sí que han desarrollado capacidades ligadas con el conocimiento (poseen y gestionan información gracias a un proceso de aprendizaje y a la experiencia acumulada). No llevan tantos años entre nosotros, pero aprenden y se desarrollan muy rápido.
Como os podréis imaginar, dentro de los robots tipo IA los hay más o menos inteligentes. Para los casos prácticos que mostraré en este artículo, me centraré en los que presentan las siguientes capacidades:
- Aprendizaje máquina (machine learning): Se alimenta al robot con datos para su aprendizaje. A partir de estos datos se determinan algoritmos y heurísticas que le permitirán al robot realizar principalmente dos actividades, clasificar y predecir.
- Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN): Sobre un texto en un lenguaje determinado (ej español), el robot es capaz de identificar y analizar la información que se le solicite.
La combinación y evolución de estas capacidades nos ha llevado en los últimos años al auge de la IA Generativa, un paso revolucionario en el uso de una IA asequible para la mayoría de las empresas, consumidores y seres humanos en general. Esta modalidad de IA se caracteriza por la capacidad que tiene de crear nuevos textos, imágenes, videos o música a partir de la información que ha recibido. Pero va más allá:
- Crea: Genera cualquier tipo de texto o imagen nueva en base a “prompts” (conjunto de palabras que desencadenan la generación de contenidos)
- Analiza: Analiza el contenido de textos facilitados para la identificación de no conformidades / mejoras, o clasifica el contenido en base al tono o sentimiento con que fue escrito, por poner algunos ejemplos.
- Transforma: Convierte un texto facilitado en otro expresado con otro lenguaje, idioma o incluso sintetizado
- Resuelve: Ofrece una respuesta adaptada y precisa a necesidades específicas
Podemos aprovechar todas estas capacidades para generar aplicaciones o casos de uso para la función de Compras. Veamos algunos de ellos:
Caso 1: Preguntas / consultas sobre documentos (ej contratos)
Se pueden indexar bases de datos y todo tipo de documentos (PDFs, CSVs, Words,…) para lanzar consultas sobre los mismos a la IA Generativa. Cuando se manejan grandes volúmenes de datos, permite a los responsables de compras acceder a información clave con rapidez a través de la IA. Se puede utilizar también como un elemento de información / consulta sobre temas de compras para otras áreas (ej políticas, procedimientos de compras), liberando tiempo del equipo de compras o para facilitar la formación de nuevos compradores que se incorporan al equipo. Un caso recurrente en compras es la utilización de la IA para el análisis de contratos (ej análisis de cláusulas, nivel de cumplimiento del contrato, etc…).
Caso 2: Catalogación del maestro de materiales
Podemos utilizar la IA Generativa para que nos ayude en la correcta clasificación de los materiales y servicios de compras en las categorías o familias adecuadas, identificando los atributos o características principales de cada material o servicio. Este proceso puede ser muy útil para eliminar códigos duplicados, generar catálogos corporativos comunes a varias plantas y/o negocios, etc…
Caso 3: Comparación de ofertas
Otro caso de uso es la utilización de la IA Generativa para facilitarle al comprador o a los equipos técnicos la comparación de ofertas, en el caso de que estos tengan que analizar gran cantidad de documentación. La IA Generativa es capaz de identificar en qué documentos / secciones / páginas se encuentra una información clave determinada, agilizando el trabajo de compradores y equipos técnicos. Puede aplicar criterios “pasa – no pasa” en la evaluación de ofertas y en la propia comparativa de precios, recursos asignados, duración del servicio, etc.. entre las diferentes ofertas recibidas.
Caso 4: “Scouting” y monitorización de proveedores
Para realizar actividades de análisis de mercados y búsqueda de información de proveedores, se pueden combinar técnicas de web crawling* y web scrapping* con modelos de PLN (Procesamiento de Lenguaje Natural), reduciendo considerablemente el tiempo que dedican los compradores a estas actividades. La información identificada se puede utilizar para detectar y mitigar riesgos de proveedores, identificar y segmentar proveedores por áreas geográficas o tipos de productos, identificar qué proveedores utiliza nuestra competencia, etc…
En definitiva, la IA Generativa es realmente útil para los compradores y estoy convencido que la veremos pronto en muchas organizaciones de compras. “Pepa García” o “Tello López” serán nuestros nuevos compañeros incorporados al área de compras, con la peculiaridad de que serán Chatbots de IA Generativa, con los que podremos trabajar, conversar y aprender.
Web crawling*: Es un robot que usa un algoritmo para analizar el código de un sitio web en busca de información, para después usarla para generar “insights” o clasificar los datos encontrados.
Web scraping*: Extracción de datos de una web