Peticiones de ofertas: ¿A cuántos proveedores solicitar?

Peticiones de ofertas: ¿A cuántos proveedores solicitar?

Autor: Miguel Benítez
Extracto del módulo del “Identificación, evaluación y selección de proveedores”, disponible en AERCE Business School.

Antes de iniciar el proceso de petición de ofertas debemos tener definido el contexto de la compra, los objetivos específicos de la compra, el análisis de mercado correspondiente, la estrategia de compras a realizar y, por supuesto, haber evaluado a los proveedores que queremos solicitar oferta.

El proceso de petición y selección de ofertas que elijamos dependerá, entre otros factores, de la naturaleza de los productos o servicios a comprar, del tipo de relación que deseamos con el proveedor y cómo los proveedores ven a nuestra empresa desde su posición de hacer negocio. Las normas y la política empresarial de cada empresa pueden influir en cómo obtener y seleccionar proveedores.

Uno de los temas clave a considerar es a cuántos proveedores tenemos la intención de contactar y requerir a presentarnos ofertas. Esto tiene importantes implicaciones para la empresa en términos de, por ejemplo:

• Cuánta competencia queremos que exista entre los proveedores.
• De cuánto tiempo disponemos para cumplir con el requerimiento de compra.
• Cuánto estamos dispuesto a gastar en el proceso de obtención y selección de ofertas. Los principales costes a considerar al respecto son los costes de personal y de comunicación.

Cuantos más proveedores involucremos, más competencia se generará, pero más nos costará en términos de tiempo, esfuerzo y recursos empleados. Deberemos encontrar un equilibrio entre todos ellos al tomar la decisión.

Tres opciones
Tenemos tres posibilidades respecto al número de proveedores que presenten ofertas:
- Optar por único proveedor.
- Contar con un número limitado de proveedores pre-seleccionados.
- Iniciar la petición abierta para que participen todos los proveedores interesados.

Generalmente se debería aumentar el número de proveedores a contactar a medida que aumenta el valor de nuestra compra, para que aumente la competencia y mejorar la posibilidad de conseguir un trato óptimo.

También se debería aumentar el número de proveedores requeridos (con relación al número total de proveedores potenciales) a medida que el nivel de riesgo de aprovisionamiento aumente.

Optar por un único proveedor

Hay distintas razones para optar por un único proveedor, es una compra de bajo valor, forma parte de un acuerdo marco con un proveedor que es socio, puede tratarse de productos de marca patentados, o de repuestos específicos para alguna maquinaria.

Muchas veces, se da la razón de que la necesidad de compra es extremadamente urgente, y no puede esperar. Por esto, no hay tiempo para considerar más de un proveedor.
Naturalmente, pueden ocurrir imprevistos. Pero también en muchas ocasiones, la urgencia es el resultado de una mala planificación y de la ineficacia. Deberíamos descubrir las causas de las necesidades urgentes e intentar con los correspondientes departamentos eliminar estas causas siempre que sea posible.

En otras ocasiones nos encontramos con que es el proveedor habitual, esta razón puede tener una cierta validez, pero puede ser también un peligro para la empresa, especialmente si el artículo en cuestión es importante para su competencia y rentabilidad.

Aun siendo posible que nuestro proveedor habitual fuese muy bueno, no deberíamos confiarnos ciegamente. Es importante poder comparar qué puede ofrecer esa empresa con relación a lo que pueden ofrecer sus competidores.

Optar por unos cuantos proveedores pre-seleccionados
En el sector privado, ésta es la opción más habitual para comprar.
Primero, habrá que seleccionar a qué proveedores se solicita que presenten ofertas. Idealmente, deberían elegirse de una lista de proveedores ya aprobados que se haya elaborado después de un ejercicio de evaluación. Sin embargo, el esfuerzo que se invierta en la pre-selección dependerá de cada caso según el grado de riesgo de aprovisionamiento a que se enfrenta la empresa y el valor de la compra.

Otra posibilidad es decidir aceptar ofertas sólo de proveedores a los que les hemos puesto pedidos de prueba y han demostrado que son capaces de cumplir con los requerimientos de nuestra compañía.

Petición abierta
Probablemente, esto nos ocupará mucho más tiempo, porque precisa comunicar nuestro requerimiento a tantos proveedores como sea posible y entonces evaluar todas las ofertas recibidas, que pueden ser numerosas.

Por otra parte, una compañía que utilice como medio de comunicar sus necesidades y recibir ofertas su página web en Internet, combinada, por ejemplo, con un sistema de alertas mediante correo electrónico a sus proveedores conocidos, puede reducir de forma significativa sus costes de comunicación.

Si la página web está conectada a un sistema informático de gestión de Compras & Aprovisionamiento que puede evaluar y procesar automáticamente las ofertas basado en unos criterios pre-establecidos, entonces los factores de tiempo, esfuerzo y recursos pueden ser prácticamente eliminados, y la competencia entre proveedores maximizada.

Cada vez más encontramos empresas que apoyándose en herramientas llagan a un mayor número de proveedores.